3 moduri eficiente prin care poți reduce birocrația în interiorul companiei

Reducerea birocrației în interiorul unei companii eficientizează întreg procesul de lucru, iar managerii trebuie să țină cont de acest aspect pentru a le ușura munca membrilor din echipă. Birocrația se întâlnește adesea în mulținantionale, ierarhic și interdepartamental, iar prezența acesteia nu se bazează mereu pe cele mai solide argumente.

Pur și simplu, birocratizarea întregului proces de muncă face parte din sistemul general de lucru din interiorul companiei, însă asta nu înseamnă că a simplica munca colegilor din echipă este un lucru de nepermis. Iată 3 metode eficiente prin care se poate reduce birocrația internă:

Regândirea sistemului ierarhic

Primul pas pe care trebuie să îl faci în procesul de reducere a birocrației din companie trebuie să vizeze reorganizarea sistemului ierarhic. Este foarte important să reduci numărul de intermediari dintre posturile de management și posturile execuționale, pentru a diminua astfel numărul de mail-uri date și orele suplimentare rezultate în urma îngreunării procesului de comunicare. Atunci când ierarhia din cadrul companiei capătă o formă mai plată, orice etapă devine mult mai simplu de procesat, pentru că factorul decizional revine unui număr mai mic de persoane. Cu cât sunt mai mulți oameni responsabili de un lucru, cu atât lucrurile tind să dureze mult mai mult.

Extrenalizarea anumitor activități

Atunci când vrei să deții controlul deplin asupra fiecărui proiect din cadrul companiei, poate fi destul de dificil să îți împărți atenția, concentrarea și energia în mod egal, între mai multe task-uri în același timp.

De aceea, este bine să externalizezi pe cât de mult posibil lucruri pe care fie nu le-ai face la fel de bine ca un profesionist, fie sunt urgențe și nu le-ai putea duce cu brio la bun sfârșit. De exemplu, dacă un număr de documente au nevoie de apostilă, apelează cu încredere la o echipă de profesionisti care se ocupă deja cu astfel de proceduri.

Vei salva astfel o mulțime de timp, pentru că nu vei mai sta la cozi, iar ei te vor ajuta cu toate formalitățile ce trebuie completate. Mai mult decât atât, vei primi din partea lor consultanță juridică gratuită, pentru procedura de obținere a apostilei, iar documentele îți pot fi livrate chiar prin curier, plata făcându-se, simplu și rapid, prin e-banking.

Time Management eficient

Dacă ai un orar bine pus la punct și o prioritizare clară a proiectelor / obiectivelor, vei putea reduce foarte mult birocrația din cadrul companiei. La fel de importantă este și utilizarea a unui număr cât mai redus de soft-uri de gestionare internă a întregului business, pentru că o singură astfel de platformă nu doar că e vitală pentru un flow mai bun, dar și transparentizează activitatea întregii echipe.

Planificarea până la cele mai mici detalii este extrem de imporantă, iar oamenii implicați în proiect trebuie să rămână la un număr cât mai mic. Cine este executantul acelui task? Cine este responsabilul pentru acel proiect? Dar cine ține legătura cu respectivul client? Timpul se reduce semnificativ, dacă oamenii implicați în proiect sunt mai puțini.

Așadar, iată 3 moduri eficiente prin care poți reduce în mod semnificativ birocrația din interiorul companiei tale. Nu este un lucru greu de realizat, însă ai nevoie de timp pentru a implementa un nou sistem de reguli, care să permită tuturor un flow de muncă mai rapid și o transparentizare a fiecărui task în parte. Ține cont de faptul că externalizarea anumitor proiecte este esențială și te scapă de multe bătăi de cap, așa că apelează cu încredere la ajutorul specialiștilor, ori de câte ori simți nevoia.

Sursa foto: pexels.com