6 factori de care să ții cont când alegi sediul pentru firma ta

Urmărește A1 pe Discover

Ai înființat o firmă și ai nevoie de un prim sediu sau ești în situația în care firma ta s-a dezvoltat atât de mult, încât e nevoie de un nou sediu în care să încapă toți angajații. Alegerea clădirii de birouri în care îți vei desfășura activitatea este foarte importantă, ea reprezintă imaginea ta în fața clienților și angajaților.

O mare parte din buget este alocat pentru închirierea și întreținerea spațiului și dacă faci o alegere bună, aceasta determină angajații să fie fericiți și productivi și implicit și afacerea să fie profitabilă. Pentru asta, ți-am pregătit o listă cu o serie de factori pe care să îi ai în vedere când alegi un nou spațiu.

1. Amplasarea clădirii de birouri

Start-up-urile lansează aplicații prin care poți împărți mașina, aplicații prin care poți închiria o bicicletă care poate fi ridicată și lăsată oriunde și chiar rețele de autobuze, ale căror rute se schimbă după nevoile utilizatorilor, aflăm dintr-un articol de pe theguardian.com. Multe firme își propun să rezolve problema deplasării, printre care și directorul executiv de la Uber, Dara Khosrowshahi, care a anunțat recent: „Vreau să controlez rețeaua de autobuze din oraș.” Elon Musk consideră traficul o mare problemă și speră că va reuși să transporte pasageri cu ajutorul conceptului Hyperloop, prin intermediul unor tuburi pneumatice.

Între timp, însă, în România, aceste soluții care ar putea ajuta angajații, clienții, partenerii să ajungă cu ușurință la birou sau la meetinguri, în orașele aglomerate sunt cât se poate de nerealiste. Astfel încât, companiile care sunt în punctul în care trebuie să aleagă zona din care să opereze sau cea în care trebuie să se relocheze, trebuie să analizeze cu mare atenție care sunt posibilitățile de transport public care conectează o clădire de birouri de restul orașului.

Și asta cu atât mai mult cu cât astăzi, tot mai mulți candidați calificați își aleg noul loc de muncă și în funcție de cât de ușor și repede pot ajunge la job. Distanțele pe care angajații le parcurg de acasă la muncă și timpul investit pentru a face naveta pot crea nemulțumire față de job.

2. Prețul și perioada de închiriere

Prețul este probabil principalul factor în alegerea unui nou sediu pentru firma ta. Atunci când vei cere oferte de la clădirile de birouri, trebuie să fii atent, deoarece costurile nu se vor rezuma doar la chirie; mai sunt utilitățile, taxele, dar și costurile conexe, pentru decorare, mentenanță, iluminat, și sezoniere, pentru încălzit iarna și răcit vara (costurile pot crește cu aproximativ 40% pentru răcire, spune Tudor Popp, manager al unei companii de consultanță).

Atunci când alegi un sediu, va trebui să semnezi un contract pe o anumită perioadă de timp, pentru care e posibil să fie nevoie să achiți un avans. Firmele ce dețin clădiri de birouri pot oferi o perioadă de timp prestabilită de închiriere, dar intervalul de timp depinde și de afacerea ta, la ce nivel se află și ce planuri de viitor și de expansiune ai.

Spre exemplu, Siemens, o firmă mare, în dezvoltare, a ajuns la un contract de 15 ani în clădirea West Gate, deținută de Liviu Tudor.

3. Siguranța clădirii

Trebuie să ai în vedere și condițiile de siguranță din noua clădire dar și dacă zona în care este poziționată clădirea este sigură, spre exemplu, care este rata criminalității în acea parte a orașului. Cea mai populară metodă de a proteja aparatura și informațiile confidențiale pe care le deții este nu doar accesul angajaților prin cartele, ci și prezența paznicilor care să nu permită intrarea în clădire a unor persoane necunoscute.

În al doilea rând, trebuie să poți garanta siguranța angajaților tăi, dar și a clienților, atunci când vei avea întâlniri de afaceri. Pentru asta, ar fi bine să te asiguri că sediul are autorizație de securitate la incendiu, cutremur sau alte dezastre naturale.

4. Dimensiunea suprafeței

Dimensiunea spațiului ales pentru birouri depinde de:

Numărul actual de angajați

Planuri de extindere, posibilitatea de a acomoda noi angajați

Spații necesare pentru ședințe, adunări

Spațiu adițional pentru alte activități, în funcție de profilul firmei

Aflăm de la Tudor Popp că pentru a-ți face o idee despre dimensiunea necesară, ar trebui să știi că spațiul potrivit pentru un singur birou este de 8-20 mp, pentru un birou comun, 6-10 mp, de persoana și 4-8 mp, de persoană, pentru un birou open space. La asta se adaugă și spațiile comune, săli de conferințe, bucătărie și baie.

5. Lumina naturală

Un birou cu lumina naturală poate crește productivitatea, cum explică studiul Daylight & The Workplace, realizat de Alan Hedge, care demonstrează că angajații care au lucrat cu lumină naturală au avut cu 84% mai puține dureri de cap și probleme cu ochii. În plus, calitatea aerului poate provoca probleme de concentrare sau respirație angajaților, de aceea ar trebui să acorzi atenție modului de aerisire dar și curățării constante a aparatelor de aer condiționat.

Pentru o bună funcționare a firmei, e important ca angajații să aibă condiții de muncă optime, care să îi stimuleze pozitiv și care să crească productivitatea. Mai poți avea avea grijă și la tipul de iluminat artificial, recomandat e ca acesta să imite cât mai mult lumina naturală.

6. Dotările spațiului

Pentru început, ai puteai să faci o listă cu lucrurile de care ai avea nevoie la birou și lucrurile de care ți-ar plăcea să dispui în noua clădire. Ia în considerare locurile de parcare, dotările bucătăriei, numărul de toalete raportat la numărul de angajați, numărul de săli de conferință, tipurile de birouri și chiar sala de fitness sau piscina.

Dacă vrei să motivezi angajații să vină la birou cu plăcere, poți adăuga și alte utilități mai rar întâlnite, precum zone de relaxare dotate cu diferite moduri de deconectare. Spre exemplu, Google oferă angajaților acces la piscină și sală și chiar posibilitatea de a juca ping-pong, foosball, biliard și jocuri video.

După ce ai făcut lista, îți va fi mai ușor să analizezi ofertele de pe piață, să pui în balanță ce lucruri ar fi important să existe atât pentru tine, cât și pentru angajați și, într-un final, să alegi spațiul potrivit pentru firma ta

Sursa foto: Shutterstock