În prezent, tot mai multe administrații publice locale încearcă să-și optimizeze activitatea și modul în care răspund nevoilor cetățenilor, apelând la soluții de inteligență artificială (AI) și Internet of Things (IoT) pentru a face față provocărilor și pentru a valorifica oportunitățile aduse de digitalizare.
De zeci de ani, Microsoft este un partener de încredere al comunităților din întreaga lume, colaborând cu primării și administrații pentru a pune tehnologia în slujba cetățenilor.
Vremurile s-au schimbat și conceptul de “Smart City” este astăzi în centrul atenției tuturor. Orașele din întreaga lume își propun să devină “inteligente” și fac eforturi în această direcție, realizând, cu ajutorul soluțiilor de AI și IoT, conexiunea dintre cetățeni și serviciile publice. Un oraș inteligent va avea beneficii clare pe mai multe planuri, printre care sănătate, servicii sociale, infrastructură și transport public, protejarea mediului înconjurător și a ecosistemelor naturale.
În acest context, Microsoft România desfășoară parteneriate de succes cu numeroase administrații publice locale, care au reușit să se modernizeze și să se alinieze trendurilor internaționale, folosind cele mai noi soluții și tehnologii propuse de companie. În continuare am analizat impactul pe care soluțiile și tehnologia Microsoft l-au avut în comunele Șelimbăr și Sadu. Deși nu sunt zone urbane, cele două localități reprezintă exemple de bune practici în ceea ce privește transformarea digitală a administrațiilor locale din România.
Comuna Șelimbăr
Primăria Comunei Șelimbăr din județul Sibiu a avut și are drept scop și prioritate o administrație publică modernă, proactivă, transparentă, eficientă, eficace și economă, susține Cornel Stănilă, Administrator al Primăriei Comunei Șelimbăr.
Domnul Stănilă spune că unele dintre beneficiile aduse de implementarea și utilizarea soluțiilor Microsoft (Microsoft365 și infrastructura Azure) prin intermediul soluției CityManager implementată în Comuna Șelimbăr vizează: îmbunătățirea activității administrației publice; îmbunătățirea accesului cetățenilor la informație, datorită serviciilor publice disponibile online; asigurarea instrumentelor necesare pentru munca de la distanță, în contextul actual (aplicația Teams pentru ședințe și audiențe online, Outlook etc.); siguranța datelor stocate în Cloud; siguranța operațiunilor întreprinse online și a datelor contribuabililor; receptivitate la nevoile cetățenilor; creșterea satisfacției cetățenilor prin mai multe servicii orientate către nevoile lor; o furnizare rapidă a serviciilor publice; simplificarea procedurilor administrative; îmbunătățirea condițiilor de muncă și satisfacția funcționarilor publici.
“Soluția de e-guvernare CityManager este implementată în cadrul Primăriei Comunei Șelimbăr din anul 2016, iar de atunci am beneficiat de numeroase actualizări și dezvoltări, care au simplificat și eficientizat modul de funcționare intern al instituției, dar și modul de interacțiune cu cetățenii deserviți. Aplicația CityManager funcționa și înainte de pandemie, dar acum ea este folosită de peste 98% dintre angajații interni, deoarece ne ajută la continuarea întregii activități în mediul online, chiar și în contextul actual. Datorită instrumentelor înglobate în această soluție de e-guvernare și management instituțional se pot organiza teleconferințe prin aplicația Teams, se pot înregistra și susține ședințe online, se pot plăti în siguranță taxe și impozite, se pot depune și elibera documente online. Configurările puse la dispoziție ne ajută să gestionăm întreaga infrastructură de relații interne, precum și relația cu rezidenții”, spune Cornel Stănilă.
Potrivit reprezentantului Primăriei Șelimbăr, această trecere graduală la online a asigurat buna funcționare și eficiența operațională, întrucât interacțiunea online este mai simplă, plățile online sunt mai sigure, iar ședințele sau audiențele online mai ușor de organizat.
“Rezumând puternicul impact al tehnologiilor de e-guvernare, acum totul poate fi făcut online, iar cetățenii nu mai sunt nevoiți să se deplaseze la Primărie, așa că pot să afirm că soluția oferită ne-a adus mai aproape de ei. Acum totul este digitalizat, astfel comunicarea este mai simplă și mai rapidă, documentele se arhivează automat în Cloud, iar efortul colegilor din Primărie este mult simplificat”, adaugă Cornel Stănilă.
Din 2016, de când a fost implementată prima versiune, s-au adăugat numeroase module și instrumente noi. S-a pornit de la un soft de registratură electronică, iar astăzi Primăria utilizează cu succes o platformă integrată, intuitivă și modernă de e-guvernare, având acces la o suită de instrumente care ușurează și, totodată, garantează siguranța datelor procesate.
Cornel Stănilă a mai precizat că, datorită soluțiilor Microsoft, instituția a avut parte de o reducere a costurilor: peste 30% din veniturile Primăriei sunt colectate prin intermediul sistemului online de plăti electronice; mai bine de 28% din contribuabili utilizează serviciile online, după 1 an și 6 luni de la implementare; costurile cu taxele poștale s-au redus cu un procent mai mare de 20%; comunicarea cu rezidenții se realizează prin intermediul platformei CityManager; costurile de mentenanță a echipamentelor IT au scăzut cu 30% (trecând la infrastructură Cloud).
Cu ajutorul tehnologiei Microsoft, Primăria își propune ca, pe viitor, să sporească eficiența costurilor și rentabilitatea serviciilor publice; să asigure accesul la informaţia oficială și să digitalizeze serviciile publice; să optimizeze resursele materiale şi umane, precum și timpul necesar prestării serviciilor; să îmbunătățească relațiile dintre funcționarii publici și cetățeni; să simplifice procedurile administrative; să dezvolte infrastructura informaţională; să crească nivelul de pregătire al angajaţilor publici în domeniul Tehnologiei Informației și Comunicațiilor (TIC); să instituie un sistem modern, eficient, tehnologizat și transparent de guvernare; să asigurare permanent securitatea și confidențialitatea.
Comuna Sadu
Planul de dezvoltare durabilă a Comunei Sadu din județul Sibiu are drept componentă creșterea calității și eficienței serviciilor publice, prin digitalizare, susține primarul Ivan Valentin Dumitru Ioan.
Această etapă de dezvoltare a avut un plan de realizare progresiv, integrat și care răspunde nevoilor actuale, atât ca pachet standard oferit cetățenilor, cât și în ceea ce privește capacitatea administrației publice locale de a face față politicilor implementate.
“Digitalizarea serviciilor publice și a modului de lucru din Primăria Comunei Sadu ne-a demonstrat cât de facilă și utilă este tehnologia și cât de mult poate aceasta simplifica funcționarea aparatului administrativ, precum și comunicarea cu cetățenii. Soluția implementată în Primăria Sadu – CityManager - a transformat modul intern de funcționare și ne-a oferit transparența și automatizarea de care aveam nevoie pentru a ne dezvolta și a atinge noi perfomanțe instituționale”, spune primarul Comunei Sadu.
Potrivit domnului Ivan, beneficiile implementării soluției CityManager vizează: digitalizarea interacțiunii cu cetățenii; utilizarea platformelor Microsoft pentru asigurarea continuității activității în mediul online (aplicația Teams pentru ședințe online, acces de la distanță la informații și documente arhivate online etc.); siguranța documentelor și a cererilor prelucrate și stocate în Cloud; siguranța operațiunilor întreprinse online și a datelor contribuabililor; creșterea satisfacției cetățenilor prin servicii publice online; asigurarea fluxului de documente în format electronic; dezvoltarea și asigurarea unor spații de lucru moderne (digitale).
Primăria Comunei Sadu este complet digitalizată și poate funcționa atât online, cât și offline, toate informațiile fiind salvate și operate din programul CityManager.
Conform primarului din Sadu, tehnologia ajută enorm, mai ales în această perioadă în care relația directă cu oamenii nu mai este posibilă, iar cetățenii deserviți au învățat rapid că aceasta este noua normalitate și că pot beneficia de servicii publice online de acasă, în siguranță.
Domnul Ivan mai precizează: “Soluția este deja implementată de aproape 3 ani și putem spune că angajații utilizează cu succes aplicația software formată din diverse module și instrumente care vin în sprijinul lor pentru realizarea muncii de zi cu zi, din cadrul instituției sau online de la distanță. Resursele tehnologice sunt folosite în prezent în proporție de 95% de către angajații instituției, iar acestea ne ajută la continuarea activității în mediul online”.
Soluția CityManager, implementată în cadrul Primăriei Sadu, însumează o serie de instrumente TIC, care permit: organizarea de teleconferințe prin platforma Microsoft Teams, plata online a taxelor și impozitelor în deplină siguranță, depunerea și eliberarea online a documentelor.
Pe lângă serviciile electronice puse la dispoziția cetățenilor pe pagina web oficială a Primăriei, programul informatic implementat simplifică vizibil și digitalizează multe proceduri interne în diverse departamente, interacțiunea online și adoptarea unui mod de lucru digital realizându-se mai simplu și mai ușor, prin instrumentele disponibile.
În ceea ce privește obiectivele pentru viitor, domnul Ivan Valentin Dumitru Ioan susține că acestea vizează: o administrație publică inteligentă (prin adăugarea și dezvoltarea de noi servicii publice online puse la dispoziția întregii societăți deservite); o dezvoltare permanentă a infrastructurii (Cloud guvernamental) și a instrumentelor de e-guvernare; eficientizarea utilizării pe scară largă a noilor tehnologii (simplificare, debirocratizare prin aplicații, platforme); îmbunătățirea procedurilor, activităților, mecanismelor utilizate pentru interacțiunea cu cetățenii deserviți (instrumente digitale); garantarea securității informațiilor gestionate (GDPR compliant); îmbunătățirea informării și consultării tuturor actorilor implicați (comunicare în timp real, ședințe publice online, formulare de feedback, consultare publică, petiții, raportare de probleme); debirocratizarea completă a sarcinilor administrative prin adoptarea unor soluții digitale (registratură electronică, OneDrive, Sharepoint, Teams, management documente, accesibilitate online de oriunde și oricând); eliminarea efortului și reducerea timpului de lucru la diverse ghișee fizice; reducerea costurilor și a timpului necesar pentru soluționarea cererilor sau pentru obținerea de certificate fiscale, certificate de urbanism, autorizații, etc. (prelucrarea datelor online, depunere și eliberare online de documente - flux simplificat și automatizat); asigurarea transparenței și a accesibilității serviciilor oferite de către autoritățile publice cetățenilor, întreprinderilor și mediului de afaceri; interoperabilitate.
Comuna Săcălaz
Cele două primării din județul Sibiu nu sunt, însă, singurele din țară care au decis să se digitalizeze, o situație similară fiind întâlnită, printre altele, și în Comuna Săcălaz, din județul Timiș (care a implementat soluția CityManager).
Potrivit unui studiu de caz publicat în luna ianuarie 2019 pe website-ul CityManager, strategia de dezvoltare a comunei din județul Timiș are la bază dezvoltarea infrastructurii și asigurarea accesului la infrastructură; protecția mediului; creșterea nivelului de trai; întărirea capacității instituționale prin management eficient, servicii publice moderne și TIC.
Potrivit informațiilor citate, necesitatea implementării CityManager a pornit de la nevoia de actualizare și îmbunătățire a site-ului oficial al Primăriei, pentru a asigura servicii publice de calitate, transparente și simple, dar și o administrație publică locală orientată către comunitatea pe care o deservește.
Astfel, soluția CityManager a fost percepută drept un sistem de management intern, care facilitează o comunicare cu cetățenii mai simplă, mai accesibilă și mai transparentă.
CityManager funcționează în sinergie cu tehnologiile și soluțiile Microsoft, exploatând întreaga capacitate și securitate puse la dispoziție prin intermediul serviciilor Cloud (oferite de Microsoft Azure). Soluția CityManager este integrată complet într-un alt instrument esențial procesului de transformare digitală a administrațiilor locale - Office 365.
La fel ca în cazul Primăriilor Șelimbăr și Sadu, printre principalele beneficii ale implementării CityManager la nivelul Primăriei Săcălaz se numără: posibilitatea depunerii documentelor online; accesul în timp real la informațiile de interes public; plata amenzilor de circulație online; siguranța datelor și a documentelor stocate într-o platformă profesională de servicii Cloud, oferită de Microsoft.
