(P) Cum simplifici procesul de generare e-Factura cu un soft ERP

Din 2024, facturarea electronică generalizată va deveni obligatorie pentru firmele care derulează operațiuni taxabile în România.

Astfel, dacă ești antreprenor și ai o firmă va trebui să raportezi toate facturile pentru toate tranzacțiile derulate în relația B2B prin sistemul RO e-Factura.

În cazul în care nu știai deja, reamintim că sistemul obligatoriu de facturare a început în 2022 pentru bunurile cu risc fiscal, în relația cu entități ale statului (B2G - business to government) și pentru operatorii de turism care acceptă vouchere de vacanță. Acesta a fost demarat încă din luna martie 2020 de către Ministerul Finanţelor şi Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF) şi are drept scop eficientizarea colectării taxelor şi impozitelor, prevenirea şi combaterea evaziunii fiscale, prin crearea unui sistem transparent, corect şi uşor de urmărit.

Facturile emise pe hârtie vor mai putea fi utilizate în paralel doar până la 30 iunie 2024 și doar în cazul în care beneficiarul nu figurează încă în Registrul RO e-Factura. Pentru a folosi sistemul RO e-Factura și facturile în SPV (Spațiu Privat Virtual), operatorul economic trebuie să se înregistreze în Registrul RO e-Factura, completând formularul 084 “Cerere privind înregistrarea în Registrul e-Factura”.

Ce trebuie să știi despre generare e-Factura

Operatorii economici trebuie să rețină că e-Factura nu este o factură unică pe care o emiţi după ce vinzi un produs sau serviciu, ci mai degrabă un raport trimis către ANAF. Practic, generarea e-Factura este o metodă de a încărca datele de pe factura pe care o emiţi ca şi până acum, în sistemul virtual ANAF pentru a exista o evidență a tranzacțiilor.

De la 1 iulie 2024, vor fi considerate facturi valabile, în relația B2B, doar cele transmise prin e-Factura. Din acel moment, contribuabilii care derulează tranzacții B2B vor fi obligați să dețină numai facturile originale aprobate de Ministerul Finanțelor în urma transmiterii lor în e-Factura.

• Pentru a putea utiliza e-Factura, este necesară înregistrarea în Spaţiul Privat Virtual (SPV), acesta din urmă fiind accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, emis de un furnizor acreditat cum este NextUp.
• Dacă încă facturezi pe hârtie, ceea ce nu este indicat, îți vei dubla efectiv munca, pentru că practic vei intra în sistem şi vei completa câmpurile necesare.
• Dacă facturezi printr-un soft de facturare integrat complet cu sistemul RO e-Factura, așa cum este NextUp, atunci soluția va face automat pentru tine tot ceea ce este necesar, cu doar două click-uri.

Procesul de implementarea și generare e-Factura se dovedește a fi complex, pornind de la momentul la care o societate stabilește care sunt elementele ce ar trebui incluse în RO e-Factura (peste 200 de elemente ce ar trebui analizate) până la momentul implementării unor soluții adecvate.

Firmele din România ar trebui să se asigure că soluția tehnică aleasă le va permite atât gestionarea facturilor emise, cât și a facturilor primite, gestionarea unui volum suficient de date, dar și funcționalități precum primirea sau transmiterea de mesaje prin SPV către parteneri pentru facturile primite și emise sau verificarea condițiilor de validare tehnică a fișierului XML.

Prin sistemul e-Factura, aceste condiţii sunt considerate îndeplinite de la sine, sistemul fiind cel care validează facturile şi se asigură că fişierul transmis între companii respectă aceste norme. Important de precizat este că sistemul e-Factura face o verificare a structurii facturii, a autenticităţii originii şi a integrităţii conţinutului, nu şi o verificare a realităţii tranzacţiei vizate de factură.

Deci, aplicarea semnăturii autorităţilor nu înseamnă că acestea validează tranzacţiile vizate de facturile trimise în sistem de firme, ci doar că fişierele respect condiţiile tehnice de emitere a unei facturi valide.

Avantaje generare e-Factura cu un soft performant

Un program de facturare online precum cel de la NextUp îți permite să generezi facturi fiscale, proforme, chitanțe și documente de plată în numai câteva secunde. Programul de facturare este adaptat la legislația din România și este integrat automat cu ANAF e-Factura.

Datorită modului în care a fost conceput, softul NextUp ERP vine în ajutorul afacerii tale reducând timpul necesar organizării documentelor și elimină riscul pierderii acestora. Cu un singur click se trimite o listă de facturi selectat către SPV (Spațiul Public Virtual). De la 1 ianuarie, cand e-Factura se va aplica tuturor persoane juridice ce tranzacționează în regim B2B, această transmitere se va face complet automat.

Iată o parte dintre avantajele de care beneficiezi cu un soft potrivit afacerii tale:

• Facturare online

Cu un soft performant, emiți facturi fiscale, proforme, chitanțe și alte documente de plată și le exporți și înregistrezi pe site-ul ANAF în numai câteva secunde. Programul este aliniat cu legislația din România și integrat cu e-Factura. Interfața web simplă și intuitivă îți permite să exporți rapid facturile și documentele tale. În plus, se poate accesa de pe PC, tabletă sau telefon mobil.

• Acces în cloud

Poți accesa programul de facturare direct din browser. NextUp rulează în cloud ceea ce înseamnă că nu trebuie să instalezi un anumit program pe calculatorul tău. Aplicația poate fi accesată de pe PC, tabletă sau chiar smartphone.

• Evidență crescută

Modulul de rapoarte îți permite să analizezi performanțele firmei tale. Ai acces la o serie largă de rapoarte manageriale de vânzări precum: facturi scadente, facturi emise pentru un anumit client, facturi încasate într-un anume interval.

• Fără penalizări

Aplicația este actualizată conform legislației în vigoare (TVA la încasare, regimuri speciale etc) și suportă calcularea automată a TVA și stabilirea a diferite cote de TVA.

În perioada imediat următoare facturarea electronică ar trebui să devină o prioritate pe agenda firmelor din România, pentru a preveni eventuale contravenții, consecințe fiscale sau chiar blocaje din punct de vedere comercial.