Folosirea casei de marcat este obligatorie în orice magazin sau local unde sunt vândute produse sau servicii. Cei care nu folosesc o casă de marcat sau o folosesc numai ocazional, nu la fiecare tranzacție, riscă sancțiuni dure, care variază de la amenzi foarte mari până la închiderea unității. Iată ce reguli trebuie să respecți atunci când folosești aceste aparate.
Potrivit legii, orice comerciant trebuie să folosească o casă de marcat și să emită un bon fiscal la fiecare tranzacție. Prevederea este stabilită prin Ordonanța de Urgență nr. 28 din 25 martie 1999 (republicată), privind obligațiile operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale. Documentul a intrat în vigoare de la 21 ianuarie 2005, data publicării sale în Monitorul Oficial.
Din păcate, unii comercianți nu cunosc prea bine toate regulile pe care trebuie să le respecte atunci când folosesc o casă de marcat și comit abateri fără intenție, pur și simplu din lipsă de informare.
Dar, pentru că necunoașterea legii nu este o scuză în fața organelor de control, e obligatoriu ca fiecare comerciant să se informeze corect în această privință. Iată mai jos 7 reguli care trebuie respectate pentru a evita amenzile:
1. Emite bon fiscal pentru fiecare bun sau serviciu vândut
Fiecare produs sau serviciu comercializat trebuie înregistrat în casa de marcat și trebuie eliberat un bon fiscal. Procedura este foarte simplă, iar pentru a emite bon ai nevoie de o imprimantă fiscală pe care o poți găsi la cel mai bun preț. Aceste aparate se conectează la casa de marcat și eliberează, imediat, bon fiscal și factură. Dacă nu vei emite bon fiscal la fiecare tranzacție, amenda este de la 3.500 la 27.500 lei.
2. Întocmește documente justificative pentru orice sumă scoasă sau introdusă în casa de marcat
Aceste documente sunt obligatorii dacă scoți sau introduci bani în sertarul casei de marcat din alte surse decât din vânzarea produselor sau serviciilor. În caz contrar amenda este foarte mare, iar sancțiunea poate merge până la închiderea unității.
3. Oferă bon fiscal fiecărui client
O casieră sau vânzătoare care nu oferă bonul fiscal fiecărui client riscă o amendă de 1.250 lei.
4. Anunță imediat orice defecțiune a casei de marcat
Dacă s-a stricat casa de marcat, angajații trebuie să anunțe imediat unitatea de service acreditată cu care este semnat un contract pentru intervenții de acest fel. De asemenea, trebuie păstrată dovada notificării companiei de service, pentru că va fi nevoie de acest document în cazul unui control din partea autorităților.
5. Cumpără role de hârtie doar din surse autorizate
Orice achiziție de consumabile, cum sunt rolele de hârtie pentru casele de marcat, trebuie să fie însoțită de un contract de furnizare. În plus, trebuie să folosești doar consumabile autorizate, care au caracteristicile potrivite pentru casa ta de marcat. În manualul de utilizare al aparatului vei găsi toate aceste recomandări. Măsura este necesară pentru ca hârtia folosită pentru bonul fiscal să fie de calitate, iar datele înscrise pe ea să rămână vizibile mai mult timp.
6. Păstrează jurnalul electronic sau rola jurnal
Este obligatoriu să păstrezi fiecare jurnal electronic sau rolă jurnal, pe care sunt înregistrate tranzacțiile zilnice. Potrivit legii, jurnalul electronic trebuie păstrat timp de 5 ani, iar rola jurnal 2 ani. De asemenea, este obligatoriu să păstrezi și raportul fiscal de închidere zilnică și registrul special.
7. Emite chitanțe atunci când casa de marcat nu funcționează
Atunci când s-a stricat casa de marcat, casierii trebuie să emită în loc de bon fiscal o chitanță pentru fiecare tranzacție efectuată și să o înregistreze într-un registrul special, creat special în acest scop.
Dacă vei respecta toate aceste reguli privind funcționarea caselor de marcat, nu vei avea probleme cu autoritățile. E important să te informezi corect și să fii mereu la curent cu prevederile legale și cu modificările care apar, pentru că necunoașterea lor nu te scutește de obligația de-a le respecta întocmai.
