(P) Cum reduci timpul pierdut cu plățile și administrarea banilor firmei

Urmărește A1 pe Discover

Problema apare când aceste lucruri se repetă de zeci de ori într-o lună și ajung să ocupe timp care ar putea fi folosit pentru clienți, vânzări sau activitatea propriu-zisă.

O parte din acest timp poate fi redusă dacă îți organizezi operațiunile în jurul unor instrumente care îți permit să vezi mai ușor ce ai de încasat, ce trebuie să plătești și ce bani ai disponibili.

Uită-te la cum folosești contul într-o lună obișnuită

Pentru o microcompanie, costul unui cont nu se rezumă la taxa lunară de administrare. Contează și câte plăți faci către furnizori și cât te costă operațiunile pe care le folosești cel mai des. De aceea, atunci când compari opțiunile de cont curent business, dacă ai o companie mică sau ești freelancer, pornește de la activitatea reală a firmei. O companie care face câteva plăți pe lună are alte nevoi decât una care lucrează cu zeci de furnizori, chiar dacă ambele au aceeași cifră de afaceri.

Cel mai util este să estimezi câte încasări și plăți faci într-o lună obișnuită și să compari ofertele folosind acest scenariu. Astfel, vezi mai ușor cât te va costa efectiv contul pe parcursul unui an, nu doar cât de atractiv arată comisionul afișat în ofertă.

Redu timpul petrecut cu facturile

Introducerea eFactura a mutat o parte importantă din administrarea facturilor în mediul digital, dar asta nu înseamnă automat și mai puțină muncă. Dacă verifici facturile într-un loc și apoi introduci manual datele de plată în altă aplicație, o parte din timp se pierde în continuare pe operațiuni repetitive.

Există servicii financiare care îți permit să vezi facturile primite prin eFactura direct în aplicația din care administrezi contul și să inițiezi plata folosind datele deja preluate din factură. Unele permit inclusiv plata mai multor facturi deodată sau automatizarea plății la data scadentă.

Pentru o firmă care primește multe facturi de la furnizori, diferența nu stă într-o singură plată făcută mai repede, ci în toate minutele economisite pe parcursul unei luni.

Grupează operațiunile care nu trebuie rezolvate imediat

Nu fiecare plată necesită atenție în momentul în care apare factura. Dacă verifici de mai multe ori pe zi ce ai de achitat și faci fiecare transfer separat, administrarea banilor începe să fragmenteze programul de lucru.

Poți stabili, de exemplu, una sau două perioade pe săptămână în care verifici facturile, scadențele și plățile care urmează. Cheltuielile recurente pot fi trecute într-un calendar, iar cele care au termen mai lung pot fi grupate pentru a fi rezolvate împreună.

Astfel, reduci nu doar timpul efectiv petrecut cu plățile, ci și numărul de momente în care trebuie să îți întrerupi activitatea pentru o sarcină administrativă.

Păstrează o imagine clară asupra banilor disponibili

Timpul se pierde și atunci când trebuie să reconstruiești de fiecare dată situația firmei înainte să iei o decizie. Cât ai încasat? Ce facturi mai sunt neachitate? Ce plăți importante urmează? Cât poți folosi fără să afectezi cheltuielile din următoarele săptămâni?

O verificare periodică a soldului, a încasărilor și a obligațiilor apropiate te ajută să răspunzi mai repede la aceste întrebări. Pentru o microcompanie, nu este nevoie neapărat de un sistem financiar complicat, ci de suficiente informații bine organizate încât să nu refaci calculele de fiecare dată de la zero.

Este util și să păstrezi o rezervă pentru cheltuielile recurente. Astfel, o factură plătită mai târziu de un client nu transformă automat plata taxelor, chiriei sau furnizorilor într-o problemă urgentă.

Când apare o nevoie urgentă, începe cu suma și destinația banilor

Uneori, problema nu mai este timpul pierdut cu administrarea, ci faptul că firma are nevoie de bani înainte să intre următoarele încasări. Poate fi nevoie să refaci stocul, să cumperi materie primă, să plătești taxele sau chiria ori să înlocuiești un echipament important pentru activitate. Într-un astfel de context, un credit firma rapid online poate fi una dintre variantele analizate pentru capital de lucru sau alte nevoi ale afacerii. Important este să pornești de la suma de care ai nevoie și de la cheltuiala concretă pe care vrei să o acoperi, apoi să verifici costul finanțării și impactul ratei asupra bugetului firmei.

Viteza este utilă atunci când apare o nevoie care nu poate fi amânată, dar o decizie financiară bună rămâne una pe care firma o poate susține și după ce problema imediată a fost rezolvată.

Administrarea banilor nu va dispărea din programul unui antreprenor, dar poate ocupa mult mai puțin timp. Costurile contului analizate în funcție de operațiunile reale ale firmei, mai puține date introduse manual, plăți organizate în jurul scadențelor și o imagine clară asupra lichidității pot transforma o serie de sarcini mărunte într-un proces mult mai simplu de controlat.