Externalizarea serviciilor de salarizare: 4 răspunsuri pe care trebuie să le aibă orice companie

• MAREA PREMIERĂ Te Cunosc de Undeva! Vezi ce surprize ți-am pregătit AZI de la ora 20:00, pe Antena 1 și în AntenaPLAY
• Chefi la cuțite, sezonul 15 - din 10 martie, pe Antena 1 și în AntenaPLAY

Serviciile de salarizare și de administrare a personalului sunt, în majoritatea cazurilor, activități foarte costisitoare pentru o organizație, pentru că implică existența unor departamente specializate, care nu prea au legătură, în general, cu activitatea de bază a companiei. Tocmai din acest motiv, tendința din ultimii ani în companiile mari și de dimensiuni medii a fost (și este în continuare) de a externaliza aceste activități către furnizori specializați.

Mai jos ți-am făcut o listă cu răspunsurile la câteva întrebări pe care le au, de obicei, majoritatea companiilor atunci când vine vorba de externalizarea serviciilor de salarizare.

Cum alegi cel mai bun furnizor?

În primul rând, ar trebui să ții cont de experiența furnizorului, dar și de rezultatele pe care acesta le-a avut de-a lungul timpului. În era internetului e foarte ușor să investighezi istoricul oricui, însă poți apela și la referințele date de companiile pentru care a mai lucrat. De asemenea, ideal ar fi să alegi un furnizor care oferă mai multe tipuri de pachete și soluții, pentru că asta îți va da posibilitatea să alegi un program de salarizare în raport cu nevoile companiei tale. Un alt criteriu important ar fi accesibilitatea. Ce presupune asta, mai precis? Înseamnă că furnizorul ar trebui să aibă o platformă care să ofere acces rapid la informații, cu o interfață „user-friendly” și ușor de înțeles pentru toată lumea implicată.

Ce fel de informații vrei să externalizezi? Există riscuri atunci când alegi această variantă?

Dacă firma pentru care lucrezi a luat decizia să externalizeze serviciile de salarizare, atunci următorul pas va fi să pună la dispoziția furnizorului unele informații fără de care acest proces nu poate merge mai departe. Printre informațiile primare se numără și cele referitoare la angajați: de exemplu, timpul pe care aceștia l-au lucrat, beneficiile pe care le au, bonusurile și așa mai departe. Furnizorul are nevoie de acestea pentru a putea transmite companiei statul de plată, un centralizator, dar și alte rapoarte care implică tot felul de calcule și corelări financiare. Prin urmare, externalizarea unor date nu presupune riscuri mai mari decât lăsarea acelorași informații pe mâna unui departament intern. Ar mai trebui să știi că datele prelucrate de un furnizor sunt, în majoritatea cazurilor, securizate, cu sistem de backup. Astfel, acestea nu pot fi pierdute și nici distruse.

Compania mai deține controlul asupra datelor odată ce acestea sunt încredințate furnizorului?

Asta e o întrebare foarte bună, de vreme ce compania ta s-ar putea confrunta, la un moment dat, cu nevoia de a accesa anumite informații legate de salariați. E posibil, de exemplu, să fie nevoie să ai acces la diverse etape ale procesului de salarizare sau la diverse documente din dosarele angajaților. Soluția? Să te asiguri că furnizorul ales îți va oferi acces la soluțiile software pe care le utilizează, astfel încât să poți răsfoi oricând datele de care ai nevoie fără să fie obligatoriu să îi ceri mereu acceptul.

Cât de eficientă e, de fapt, externalizarea salarizării?

Pe lângă beneficiile deja cunoscute - reducerea costurilor, a numărului de angajați sau a timpului alocat acestei activități - există și câteva avantaje mai puțin scoase în evidență. Să luăm un exemplu concret: compania se extinde și angajează în masă sau, dimpotrivă, e nevoită să apeleze la concedieri colective. Comparativ cu un departament intern, care are și alte taskuri, un furnizor e specializat pe acest fel de servicii, prin urmare va avea întotdeauna capacitatea să prelucreze un volum foarte mare de date într-un timp scurt sau să se încadreze fără probleme în termenele legale. În plus, să nu uităm un aspect important: în cazul apariției erorilor de orice fel, acestea sunt asumate automat de furnizorul extern, prin urmare compania contractoare evită astfel amenzi sau posibile litigii.

Într-o piață foarte dinamică, așa cum e cea din România, devine esențial ca organizațiile să învețe să nu mai piardă timpul cu activități cronofage, cum este calculul salariilor, pentru că asta înseamnă în schema mai mare a lucrurilor mai puțin timp alocat pentru conceperea unor strategii de business competitive, de exemplu. Și mai puțin timp pentru orice alte activități care implică, de regulă, performanța și succesul businessului.

Foto: Shutterstock